Простые приемы для работы с заказчиками в Мегаплане

У фрилансера сегодня большой выбор программных решений, которые позволяют работать удаленно без ущерба качеству результата и взаимным интересам сторон. Но мало какие из них могут похвастаться одновременно простотой и большими возможностями. Сегодня Наталия Тылинская рассказывает про Мегаплан.

Кто я

Вы спросите, чем же я занимаюсь, что использую серьезную CRM-систему на фрилансе? Все просто. Я журналист с приличным стажем работы в оффлайновых СМИ, не так давно пополнивший ряды коммерческих копирайтеров. Вместо одного заказчика, как раньше, у меня их теперь несколько. Но привычки планировать загрузку, вести список контактов и четко следовать договоренностям остались и очень помогают в работе.

Что искала

Я хотела облачный инструмент, в котором было бы все и сразу: планировщик, ежедневник, записная книжка, файловое хранилище, задачи и сделки. При этом он должен был быть простым в освоении, иметь приятный интерфейс, не зависать и обеспечивать доступ к рабочим материалам откуда угодно. Так как я часто в разъездах, мобильное приложение для смартфона мне бы тоже явно не помешало.

Так, методом проб и ошибок я добралась до Мегаплана. До этого были Trello, Evernote и даже Asana, но каждое из этих решений заточено под конкретный запрос. Одно хранит файлы в облаке, другие предназначены для командной работы. Поэтому приходилось использовать их параллельно и по несколько раз вносить одну и ту же информацию. На это уходило время, которое я могла бы потратить более продуктивно.

Всё в одном

В один прекрасный день я завела аккаунт в Мегаплане и начала осваиваться. Теперь вся административная работа, связанная с переговорами и взаиморасчетами, проходит только там.

Сегодня хочу поделиться приемами, которые я использую для работы по заказам. Они помогают мне экономить кучу времени и облегчают коммуникацию с заказчиками. Для наглядности буду иллюстрировать их скриншотами. Названия заказчиков по понятным причинам вымышленные, любое совпадение с оригинальными названиями прошу считать случайным совпадением.   

Подробная база заказчиков

Ваши заказчики — это те же клиенты, как и в любой компании. Чтобы эффективно с ними работать, для начала нужно зафиксировать их контакты. Вот так выглядит список моих клиентов в Мегаплане:

1.png

У каждого заказчика своя карточка с контактами. Туда можно сразу добавить изображение, чтобы быстрее идентифицировать того, кто нужен, а еще краткое описание. Я добавляю характерные черты заказчика, специфику его компании, особенности заказов. Для создания карточки достаточно заполнить только два поля, остальное можно добавить позже.

2.png

После этого в карточке можно планировать дела: звонок или встречу, отмечать, что сделано и с каким результатом. Я всегда знаю, когда именно звонила заказчику и о чем мы договорились.

3.png

К карточке также привязываются задачи и сделки по этому клиенту. Таким образом, вся история общения собирается в одном месте. Ниже карточка уже другой компании-заказчика с контактами и должностями сотрудников, с которыми мне предстоит общаться:

4.png

Своя задача для каждого заказа

Мне нравится наблюдать, как сила слова действует на людей, влияет на их выбор покупать что-то или нет. С опытом начинаешь понимать, какой контент сработает в одном случае и не сработает в другом. Остается только убедить заказчика, что не всегда сильные с его точки зрения аргументы являются такими же для покупателей.

Чтобы обсуждать нюансы работы над текстом и получать обратную связь от заказчика, я создаю для каждого заказа отдельную задачу. Описываю ее суть, условия и устанавливаю дедлайн. В данном случае мне заказали подготовить серию писем для клиентов.

5.png

Чтобы заказчик мог следить за ходом работы и корректировать его, я даю ему гостевой доступ и добавляю в задачу в роли аудитора.

6.png

В любой момент могут возникнуть вопросы, и в задаче решать их гораздо проще, чем по электронной почте или телефону. Заказчик получит приглашение с данными для входа в Мегаплан и сможет ответить на комментарий прямо в задаче.

7.png

Гость может видеть и комментировать только свои задачи, писать мне личные сообщения в чат, самостоятельно ставить новые задачи. Когда я пишу очередной комментарий в общей задаче, он получает уведомление на почту, и наоборот. Получается, что мы постоянно находимся на связи.  

8.png

В задачах я задаю вопросы, выкладываю ссылки на Google Docs, добавляю иллюстрации и документы, рассказываю, на каком этапе находится работа. Таким образом, он своими глазами видит, что проект движется, и может контролировать его ход.

9.png

После завершения любой работы я могу списать затраченное время, которое будет учитываться в гонораре. Заказчик понимает, сколько ресурсов было затрачено, и у него почти никогда не возникает сомнения в справедливости оплаты.

10.png

Новая сделка для каждой заявки

Для нового заказа я всегда открываю сделку.

11.png

По мере работы над задачей сделка движется от заявки до оплаты работы по моей собственной воронке продаж. А воронка (в Мегаплане она называется схемой сделки) у меня состоит из пяти этапов: заявка, обсуждение условий, фиксация  договоренностей, прием работы, оплата работы.

12.png

Как только происходит какое-то из перечисленных событий, я передвигаю карточку сделки в канбан-таблице. В итоге, картина по моим сделкам всегда наглядна: я в курсе, какой заказ на какой стадии находится, в чем его суть, сколько он стоит и что нужно сделать, чтобы приблизить успешный прием работы и выплату гонорара.

13.png

Мегаплан позволяет связывать задачи со сделками, поэтому переговоры с заказчиками всегда идут параллельно. Только в задаче они касаются исключительно сути работы, а в сделке я отслеживаю этапы взаимодействия.

Удобное хранение файлов

Файлы в задачах — это по сути структурированный архив. Я прикладываю к задачам документы Word, иллюстрации, скриншоты — и они остаются там навсегда.

14.png

Если какой-то из них мне когда-нибудь понадобится вновь, я без труда его найду. Для меня это архив знаний, в котором я ориентируюсь как рыба в воде. Кроме того, файлы можно хранить в отдельных папках в специальном модуле, что избавляет от необходимости использовать дополнительные сервисы типа Dropbox.

15.png

Распорядок дня и все важное — перед глазами

Каждое утро я захожу в список дел Мегаплана, чтобы понять свою занятость на ближайшие дни. Это могут быть личные встречи, встречи по рабочим вопросам, созвоны с заказчиками.

16.png

В воскресенье вечером в онлайн-календаре планирую дела на неделю вперед. Кроме того, там автоматически собираются все события, которые я раньше добавляла в карточки задач и клиентов.

17.png

За час до намеченного события мне приходит SMS-напоминание. Важно, что время и способ доставки уведомлений можно настраивать. Уведомления дублируются в информер Мегаплана и мобильное приложение.

18.png

Для меня еще очень удобно, что календарь Мегаплана можно синхронизировать с календарем Google.

Отдельная история — рабочий стол в Мегаплане. Во-первых, он настраивается под себя, то есть я могу выносить туда только самые важные данные. По умолчанию там дублируется список задач: сразу видно, какие «горят», а какие могут подождать. Там же видны последние комментарии в задачах (Лента активности) и установлен счетчик дел.   

19.png

Что получила

В отличие от большинства планировщиков или сервисов для совместной работы в профессиональном плане Мегаплан позволяет мне делать гораздо больше. При этом информация структурирована, я быстро в ней ориентируюсь, да и у заказчиков такой основательный подход к делу вызывает уважение. В ближайших планах — освоить автоматические рассылки заказчикам специальных предложений. Ну и самое приятное в этой истории то, что Мегаплан для микробизнеса и таких вот начинающих фрилансеров, как я, бесплатный навсегда.

Подписывайтесь на канал о фрилансе и удаленной работе Remote&Freelance и узнайте, как монетизировать любимое дело, работать удаленно и путешествовать.

2 комментария

  1. а сколько платите в месяц ?

  2. Минимальный тариф у них стоит 400 рублей в месяц, а новым пользователям 2 недели бесплатно)

Добавить комментарий