Статья размещена на сайте Мили Котляровой — фрилансера с 10-летним стажем, монтажера, контент-маркетолога и сценаристки. Если хотите каждый день читать о фрилансе, работе с заказчиками и освоении новой профессии, подписывайтесь на канал Digital Broccoli в Телеграме.

Пока у фрилансера 1-2 проекта, достаточно возможностей памяти, заметок в телефоне или блокнота. Но постепенно проектов становится больше, накладываются дедлайны, теряются комментарии заказчиков. Можно научиться жонглировать задачами, а можно перенести разрозненный хаос в одно место — таск-менеджер.

Таск-менеджер для фрилансера 

Приложений много: только App Store на запрос «task-manager» выдает около 200 вариантов. И постоянно создают новые. Онлайн-планировщик дел позволяет больше, чем записывать дела: анализировать продуктивность, учитывать время, хранить файлы, систематизировать информацию. 

Приложения есть платные, бесплатные, для компаний или для самостоятельной работы. Фрилансеру в таск-менеджере понадобятся такие функции: 

  • Доступ с любого устройства, и желательно офлайн-доступ; 
  • Бесплатный тариф или низкая цена; 
  • Понятный и простой интерфейс; 
  • Напоминания; 
  • Прогресс по задачам; 
  • Возможность адаптировать под себя. 

Рассмотрим 4 разных сервиса: платный Flow, ЛидерТаск и Weeek от российских разработчиков и популярный Asana.

Flow

Flow предназначен для управления проектами и задачами по системе Agile. Рассчитан больше на команды – включайте в работу других людей, например, других фрилансеров или заказчиков. 

Как начать работать? 

С сервисом можно работать в браузере, надо только зарегистрироваться. Flow удобно открыть за ноутбуком и вдумчиво проанализировать план работы. А можно на бегу с телефона поставить новую задачу. Приложения для скачивания как на Mac, так и на Windows, а также на смартфоны Android/iPhone доступны здесь.

Интерфейс современный и стильный. Особого многообразия в настройках нет – доступно только 5 цветовых схем. Русского языка нет, но интерфейс простой и понятный, достаточно знать английский на уровне A2.  

Приложение платное. Минимальная цена 2.99 доллара, есть бесплатный пробный период на 30 дней. 

У пользователя есть 5 экранов для работы: Home, Tasks, Project, Calendars, Chat. 

На экране Home – сегодняшние и просроченные задачи. Здесь же удобно быстро добавить новую задачу.

В разделе Tasks отражены все задачи: просроченные, сегодняшние, будущие. Задачу легко перетянуть из одной категории в другую. 

Затем переходите к детализации задачи: можно указать проект, тег, заметки, приоритет, подзадачи. Здесь задачи можно сортировать не только дедлайнам, но и по тегам, алфавиту и проектам. 

Следующий экран — Project. В этом разделе можно создавать привычные канбан-доски и работать с задачами по каждому проекту. Из этого раздела все задачи переносятся автоматически в предыдущий.

В следующем разделе Calendar все задачи переносятся на календарь. Можно добавить задачу сразу на дату – она отобразиться во остальных разделах, если заполните описание к ней. 

Также разработчики сделали чат для общения с другими членами команды. 

Через 30 дней все функции станут недоступны. 

Впечатление 

Простой и понятный сервис для управления задачами, только для командной работы не хватает статистики и прогресса работы всей команды или одного ее участника. А одному фрилансеру нет смысла платить, так как уникальных функций таск-менеджер не предлагает. 

Плюсы:

  • Дизайн
  • Понятный интерфейс

Минусы:

  • Нет тайминга
  • Нет статистики по задачам
  • Только платный тариф

Краткий обзор Flow смотрите в видео с официального канала таск-менеджера:

ЛидерТаск

Органайзер Лидертаск — многофункциональный и кроссплатформенный таск-менеджер, подойдет не только для фрилансеров, но и для командной работы. 

Он объединил в себе сразу несколько систем тайм-менеджмента: GTD (Getting Things Done), системы Стивена Кови, Брайана Трейси, Яны Франк, Pomodoro и несколько других. Благодаря этому органайзер легко кастомизировать под себя, выбрав именно тот подход, который помогает вам решать задачи и планировать день эффективнее и быстрее.

Как работать?

Сервис работает в веб-версии (плюсом к ней — расширения для оперативного добавления задач), на Mac, Windows, смартфонах на iOS и Android, а напоминания о делах можно отправлять на смарт-часы. Везде, кроме веб-версии, доступна работа без интернета. Устройства синхронизируются между собой через облако, если вы пользуетесь платной версией.

Интерфейс серый, не самый современный, зато нет ничего лишнего: календарь, проекты и доски слева, по центру текущие задачи по выбранному проекту, справа — расписание, таким образом, список всех дел перед глазами. Это, пожалуй, одно из самых крутых преимуществ Лидертаска — таск-менеджеры часто скрывают списки или показывают только одну доску, тогда как здесь все на одной странице.

Еще один плюс — слева указаны списки дел на сегодня и те, что в работе на данный момент.

Задачи и события в расписании можно раскрашивать в разные цвета и помечать: срочное, требующее внимания, важное. В каждой задаче есть карточки для добавления деталей: комментарии, чек-листы, можно назначать ответственных и прикреплять файлы. У задач есть подзадачи, где можно указать дополнительную информацию.

Понравилось, что этот функционал есть даже во встречах: можно добавить чек-лист по подготовке к созвону, чтобы ничего не забыть, или сделать событие повторяющимся каждый день, неделю, месяц.

Помимо списков задач есть стандартная уже для таск-менеджеров канбан-доска: создаете нужные вам колонки, добавляете карточки, раскрашиваете их в нужный цвет.

Еще одна интересная функция — создание задач из писем, подойдет, если вы общаетесь с заказчиками и получаете ТЗ по электронной почте.

На бесплатном тарифе можно создавать до 100 задач, 10 проектов, использовать до 3 меток и 3 цветов. Нет синхронизации с облаком (придется все делать на одном устройстве), чек-листов, прикрепления файлов, нельзя назначать повторяющиеся задачи и создавать общие проекты с другими сотрудниками.

На Премиум-тарифе за 217 рублей в месяц (при оплате за год) есть все вышеперечисленное, кроме функций для командной работы — для их подключения выбирайте Бизнес-тариф за 288 рублей.

Впечатления

ЛидерТаск удобен своей наглядностью, интерфейс настолько понятный, насколько это вообще возможно в органайзере с таким большим количеством функций и систем тайм-менеджмента. 

Бесплатного функционала хватит для фрилансера, если он пользуется таск-менеджером только на одном устройстве и равнодушен к чек-листам, да и платные тарифы относительно дешевые. 

Для командной работы ЛидерТаск тоже будет удобен — можно приглашать коллег, назначать им задачи, создавать общие проекты и единый список сотрудников. Есть интересная функция «Продуктивность» — графики выполненных задач, можно сравнивать, кто из сотрудников успевает делать больше и реже затягивает сроки.

Плюсы

  • Наглядность, есть календарь и расписание на той же странице, где расположены основные задачи
  • Создатели учли большое количество систем тайм-менеджмента
  • Можно раскрашивать задачи в разные цвета
  • Легко работать с командными задачами

Минусы

  • Несовременный интерфейс
  • На бесплатном тарифе нет чек-листов и сортировки задач

Если пользуетесь таск-менеджером с телефона, посмотрите обзор сервиса ЛидерТаск на Android:

Weeek 

Российский сервис управления задачами не так популярен, как тот же Asana. А зря: это редкий удобный таск-менеджер на русском языке, который можно установить на смартфон. Многим фрилансерам он понравится простотой: зарегистрировался и сразу пользуйся, без длинной инструкции.  

Как пользоваться?

После короткой регистрации можете работать в браузере или установить на Android и iOS. 

Работа начинается с выбора воркспейса («рабочее пространство»). Это удобно для командной работы. А вот фрилансеру переключаться между воркспейсами неудобно, достаточно одного. 

Можно выбрать белую тему или темную. Других настроек дизайна нет. 

Вся работа идет через общую рабочую плоскость: здесь отображены все задачи, а слева – проекты. Рабочая область Weeek – смесь календаря и канбан-доски: задачи легко перетаскивать по дням. 

Просто добавьте задачу на нужный день. Затем нажмите на нее и укажите тип, срок, приоритет, добавьте файлы. Разработчики понимают, что время – деньги, поэтому добавили возможность ставить срок на задачу, а также запускать таймер. Можно посмотреть, насколько вы работали над проектом дольше, чем предполагали. Отслеживайте тайминг, чтобы регулировать вашу ставку за час. Также в сам сервис встроен таймер помидоро.

Удобно искать задачу: поставьте фильтр по проекту, приоритету, длительности, типу задачи. Но вот выполненное пропадает на следующий день: нельзя проследить прогресс, оценить объем выполненных задач, вернуть какое-то задание. 

Просроченные пункты не загораются красным. Если у вас много задач с дедлайнами, возможно, будет неудобно отслеживать срочные задачи. 

Сбоку – ваши проекты. На бесплатном тарифе доступно только 7. В идеале фрилансеру должно этого хватить. Платный тариф стоит 190 рублей в месяц при оплате за год. Вообще бесплатный таск-менеджер особо не отличается от платной версии.

Откройте проект, чтобы остались нужные задачи. На этом экране доступно больше детализации, чем на общей рабочей плоскости: 

  • Создавайте в каждом проекте несколько досок, обычные канбан-доски. 
  • Записывайте идеи.
  • Добавляйте ссылки их сторонних приложений. Это шкатулка полезных ссылок к проекту. Но на бесплатной версии доступно для файлов только 256 МБ. Хотите больше – платите. 

Плюсы:

  • Есть русскоязычная версия 
  • Простота использования 
  • Доступен тайминг 

Минусы:

  • Не достаточно визуализации 
  • Низкая кастомизация сервиса 
  • На бесплатном тарифе доступно до 7 проектов
  • Нельзя увидеть прогресс 

Посмотрите краткий и понятный обзор интерфейса и функций Weeek в видео с официального канала разработчика приложения:

Asana 

Онлайн-сервис Asana входит в рейтинги лучших таск-менеджеров. С ним удобно работать небольшим командам или даже компаниями: можно назначить ответственного, обмениваться файлами, связывать задачи сотрудников, видеть работу всей команды и каждого участника отдельно. У сервиса много функций, но удобен ли он для фрилансеров?

Как работает? 

Asana можно скачать на компьютер, смартфон на iOS и Android или работать в браузере. Для одного человека сервис бесплатный, но часть функций недоступна: приватные доски и команды, формы, таймлайн, админ-панель, цели.

В Asana нет русской версии, но интерфейс понятен, большая часть данных визуализирована. Новому пользователю сервис дает 30 дней попробовать все инструменты. 

Интерфейс современный и понятный.

Сбоку слева доступны 5 разделов: Home, My task, Inbox, Portfolios, Goals. Это основное меню управления сервисом. А в правом верхнем углу управляйте личными данными и настройками сервиса. 

На странице Home отображены ближайшие задачи и список проектов. Количество проектов не ограничено. Создавать проект и работать в нем удобно: смотрите все задачи, например, от одного клиента. Используйте список или переключите на формат канбан-доски и календаря (остальные форматы доступны только в платных версиях). 

Работать с задачами удобно. Это один из немногих сервисов, который позволяет кастомизировать таблицу: помимо столбцов «даты», «приоритет», «тэги» можно добавить «оплата», «процент», «комментарии» и другие. 

Если задач много, можно фильтровать или сортировать. Нажмите на задачу, чтобы добавить описание, сроки, приоритет, подключить сторонний сервис, например, Google Drive или Dropbox.

В Inbox закидывайте новые задачи, даже если пока не знаете подробности, добавляйте новые проекты. 

Когда закрываете задачу, по экрану проносятся забавные зверушки. В отличие от большинства сервисов, Asana взаимодействует с пользователем и постоянно присылает подсказки. Есть ощущение, что это не просто электронный блокнот, а упрощенный онлайн-ассистент. 

Однако большинство плюсов заканчиваются через 30 дней, и из многофункционального приложения Asana становится среднестатистическим по функционалу сервисом (цветных зверюшек оставили). Сервис постоянно предлагает перейти на платную версию, здесь самая навязчивая реклама из трех таск-менеджеров.

В бесплатной версии пропадает гибкий функционал сервиса. Для системной работы над проектами уже недостаточно. Если важно детализировать задачи, видеть прогресс, ставить промежуточные цели, составлять цепочки зависимостей задач, то бесплатная версия разочарует. А платная версия стоит от $10.99 в месяц, если захотите вернуть функции. Если смахнуть диджитал-блестки платной версии, останется удобное классическое приложение для фрилансера. 

Впечатление

Asana — удобный, многофункциональный сервис для работы с задачами. Все  преимущества приложения оценит команда, хотя фрилансер может приспособить и эти инструменты для работы, например, подключить клиентов. Минималистичным и простым Asana не назвать, но создатели позаботились и добавили подробный обучающий раздел

Плюсы:

  • Интуитивно понятный приятный интерфейс 
  • Бесплатная версия
  • Детализация задач и проектов 
  • Возможность установить на смартфон, ноутбук, поддержка iOS и Android. 

Минусы:

  • Нет русифицированной версии
  • Ограниченный функционал бесплатного тарифа
  • Навязчивая реклама платной версии 
  • Нет таймера для учета времени
  • Нельзя создавать более чем одну доску на один проект

Ряд минусов можно убрать платной версией или сторонними интеграциями, как Google Drive, Google Docs, Dropbox, Evernote, GitHub, GitLab и другими.

Вот большой часовой обзор всех функций Asana, сохраняйте в закладки:

Что выбрать: сравнительная таблица

Все таск-менеджеры работают по одному принципу, отличаются дизайном, набором функций и тарифами. Во многом выбор сервиса субъективен: цена и популярность не гарантируют, что сервис будет для вас лучше. Попробуйте несколько сервисов, чтобы сравнить и выбрать для себя удобный менеджер задач. И также не вычеркиваете анлоязычные приложения, даже если не знаете языка: вы быстро запомните кнопки, гугл-переводчика достаточно. 

FlowWeekAsana
Доступ к бесплатному тарифуТолько платный

Есть бесплатный Есть бесплатный
Минимальная цена за месяцот $6от 190 руб.от 10,99$
ЯзыкАнглийскийРусскийАнглийский
ПлатформаMac, iOS, вебAndroid, iOS, вебMac, Windows, iOS, Android, веб
Вложение файлов +++
Приоритеты+++
Тайм-трекинг+
Проекты +++
Кастомизация+-
Отчетность+
Канбан-доски+++
Календарь+++
Уведомления+++

Еще несколько сервисов для управления делами смотрите в этом обзоре.

You May Also Like
Читать статью

Тайм-трекеры для фрилансеров: подборка сервисов для повышения продуктивности

Какой тайм-трекер выбрать фрилансеру? Делимся подборкой сервисов для отслеживания времени, которые протестировали на себе: Tick, Toggl, Tmetric, Clockify, Timely.
Читать статью
Читать статью

Как найти свои таланты и зарабатывать на них: пошаговая инструкция

Как заниматься тем, что вам нравится, и зарабатывать на этом? Пошаговая инструкция для фрилансеров о том, как развить и реализовать свои сильные стороны.
Читать статью