Хотите узнать больше о выходе на зарубежный фриланс, продвижении на LinkedIn и особенностях работы с иностранными заказчиками? Подписывайтесь на канал канал Brocli — все о зарубежном фрилансе!
Поделюсь 3 основными способами обмена документов с заказчиком. Первый подойдет любым самозанятым фрилансерам, второй и третий — фрилансерам с ИП.
Обмен сканами с заказчиком
Первый и самый простой способ — это обмен цифровыми версиями. Я ставлю подпись прямо в pdf-документе (у меня на маке в дефолтной программе «Просмотр» есть функция простановки подписи) или в гуглдоке, который сохраняю в pdf, и отправляю документ заказчику. Этого достаточно для начала работы, такие версии принимает бухгалтерия для оплаты вашей работы, а если ей нужны оригиналы для отчетности, мы уже после завершения работы можем отправить бумажные версии обычной почтой.
Если есть принтер, можно распечатывать, подписывать вручную и сканировать, но на моем опыте первый вариант компании принимают без проблем.
Вот шаблон счета, а вот шаблон акта. Счет вы выставляете, чтобы вам оплатили работу, акт — когда просите заказчика принять работу и согласовать, что его все устраивает. Акт завершает работу над проектом, когда он подписан, заказчик уже не может просить вас что-то доработать — нужно составлять новый договор (исключение: если договор долгосрочный — рамочный, и вы подписываете акт на каждый этап.
Договор можно отправлять и подписывать таким же образом. Но так как это более серьезный документ, обменяться бумажными версиями нужно обязательно.
Выставление счета в интернет-банке ИП
Второй способ — выставление счета в кабинете вашего банка. У меня Точка, там есть бесплатный инструмент создания счетов и актов. Жмите слева в меню «Выставить счет»:
![](https://digitalbroccoli.com/wp-content/uploads/2021/10/image9-811x1024.png)
Затем заполняйте реквизиты и скачивайте pdf-файл — в нем уже будет ваша подпись, если вы ее загрузили. Пдфку можно отправлять заказчику файлом или ссылкой.
![](https://digitalbroccoli.com/wp-content/uploads/2021/10/image12.png)
Когда работа закончена, по этому счету можно выставить акт. Список счетов есть справа от шаблона. Указываете реквизиты, получаете акт, подписываете его в редакторе пдф или распечатываете и отправляете.
![](https://digitalbroccoli.com/wp-content/uploads/2021/10/image14.png)
Электронный документооборот (ЭДО) для фрилансеров
Третий способ — ЭДО, электронный документооборот. Я пользуюсь Диадоком. Бухгалтерию (формирование отчетности для налоговой, оплата взносов) я веду в Эльбе, поэтому там же выпустила электронную подпись, она входит в тариф.
![](https://digitalbroccoli.com/wp-content/uploads/2021/10/image15.png)
В Диадоке нужно добавить контрагента (контрагент — заказчик, а для заказчика контрагент вы — подрядчик): ввести его ИНН, выбрать и отправить приглашение присоединиться к документообороту. Когда заказчик примет приглашение (он должен быть ИП или ООО), можно отправлять ему договор, счет и акт там. Их можно сформировать прямо в диадоке или загрузить те же самые пдфки, только без вашей ручной подписи.
![](https://digitalbroccoli.com/wp-content/uploads/2021/10/image8.png)
Выбирайте контрагента из списка добавленных, обязательно отмечайте, что нужна его подпись, и отправляйте.
В большинстве случаев я использую первый и второй способы (по сути, вторым я пользуюсь просто для более быстрого формирования счетов и актов), а если нужен постоянный документооборот или подписание договоров, я иду в Диадок.
Оригиналы документов и пдфки храните в отдельной папке, чтобы их можно было быстро найти. Не факт, что они вам понадобятся, но если вдруг нужно будет отчитаться о доходах, все документы будут у вас под рукой.
Узнай, как находить заказы на фриланс на зарубежном рынке в 2024 году, в моем гайде «Зарубежный фриланс 2024»! Всего 2990 рублей: скачать гайд и узнать, как получать заказы с Upwork БЕСПЛАТНО без оплаты коннектов.
Упоминающиеся в тексте Instagram и Facebook признаны на территории РФ экстремистскими.