Статья размещена на сайте Мили Котляровой — фрилансера с 10-летним стажем, монтажера, контент-маркетолога и сценаристки. Если хотите каждый день читать о фрилансе, работе с заказчиками и освоении новой профессии, подписывайтесь на канал Digital Broccoli в Телеграме.

Поделюсь 3 основными способами обмена документов с заказчиком. Первый подойдет любым самозанятым фрилансерам, второй и третий — фрилансерам с ИП. 

Обмен сканами с заказчиком

Первый и самый простой способ — это обмен цифровыми версиями. Я ставлю подпись прямо в pdf-документе (у меня на маке в дефолтной программе «Просмотр» есть функция простановки подписи) или в гуглдоке, который сохраняю в pdf, и отправляю документ заказчику. Этого достаточно для начала работы, такие версии принимает бухгалтерия для оплаты вашей работы, а если ей нужны оригиналы для отчетности, мы уже после завершения работы можем отправить бумажные версии обычной почтой.

Если есть принтер, можно распечатывать, подписывать вручную и сканировать, но на моем опыте первый вариант компании принимают без проблем.

Вот шаблон счета, а вот шаблон акта. Счет вы выставляете, чтобы вам оплатили работу, акт — когда просите заказчика принять работу и согласовать, что его все устраивает. Акт завершает работу над проектом, когда он подписан, заказчик уже не может просить вас что-то доработать — нужно составлять новый договор (исключение: если договор долгосрочный — рамочный, и вы подписываете акт на каждый этап.

Договор можно отправлять и подписывать таким же образом. Но так как это более серьезный документ, обменяться бумажными версиями нужно обязательно.

Выставление счета в интернет-банке ИП

Второй способ — выставление счета в кабинете вашего банка. У меня Точка, там есть бесплатный инструмент создания счетов и актов. Жмите слева в меню «Выставить счет»:

Затем заполняйте реквизиты и скачивайте pdf-файл — в нем уже будет ваша подпись, если вы ее загрузили. Пдфку можно отправлять заказчику файлом или ссылкой.

Когда работа закончена, по этому счету можно выставить акт. Список счетов есть справа от шаблона. Указываете реквизиты, получаете акт, подписываете его в редакторе пдф или распечатываете и отправляете.

Электронный документооборот (ЭДО) для фрилансеров

Третий способ — ЭДО, электронный документооборот. Я пользуюсь Диадоком. Бухгалтерию (формирование отчетности для налоговой, оплата взносов) я веду в Эльбе, поэтому там же выпустила электронную подпись, она входит в тариф.

В Диадоке нужно добавить контрагента (контрагент — заказчик, а для заказчика контрагент вы — подрядчик): ввести его ИНН, выбрать и отправить приглашение присоединиться к документообороту. Когда заказчик примет приглашение (он должен быть ИП или ООО), можно отправлять ему договор, счет и акт там. Их можно сформировать прямо в диадоке или загрузить те же самые пдфки, только без вашей ручной подписи.

Выбирайте контрагента из списка добавленных, обязательно отмечайте, что нужна его подпись, и отправляйте.

В большинстве случаев я использую первый и второй способы (по сути, вторым я пользуюсь просто для более быстрого формирования счетов и актов), а если нужен постоянный документооборот или подписание договоров, я иду в Диадок.

Оригиналы документов и пдфки храните в отдельной папке, чтобы их можно было быстро найти. Не факт, что они вам понадобятся, но если вдруг нужно будет отчитаться о доходах, все документы будут у вас под рукой.

You May Also Like
Как открыть ИП через банк без головной боли и посещения налоговой
Читать статью

Как открыть ИП удаленно через банк без головной боли и посещения налоговой

В 2018 году необязательно ходить в налоговую, чтобы открыть ИП. Как выбрать банк для открытия ИП, какие сервисы использовать для ведения учета и как тратить на ИП минимум времени и средств — в этой статье.
Читать статью
Английский для фрилансера: как общаться с заказчиком на биржах, профессиональных сайтах и в почте
Читать статью

Английский для фрилансера: как общаться с заказчиком на биржах, профессиональных сайтах и в почте

Какие фразы нужно знать фрилансеру на английском и где их учить —  рассказывает команда LinguaTrip.
Читать статью
Работа с иностранными заказчиками: сколько платят, что требуют и как быть с языком
Читать статью

Фриланс с зарубежными заказчиками: сколько платят, что требуют и как быть с языком

О работе с американскими и европейскими заказчиками рассказывает Костя Куликов с комментариями специалиста по рекламе Марии Кассаевой и программиста Павла Долгова.
Читать статью