Хотите узнать больше о выходе на зарубежный фриланс, продвижении на LinkedIn и особенностях работы с иностранными заказчиками? Подписывайтесь на канал канал Brocli — все о зарубежном фрилансе!
Специального приложения для фрилансеров еще нет. Приходится скачивать сразу несколько: Trello, CoinKeeper, Bear. Но есть приложение Notion: его разработчики обещают, что оно станет единым местом работы для каждого. В этой статье мы разберемся, насколько Notion подходит фрилансерам, и покажем его основные функции.
Что такое Notion
Notion – приложение для работы с информацией, организации личных и рабочих дел.
Уникальность Notion в том, что каждый сам решает, как будет выглядеть приложение и для чего его использовать. Вести проекты, использовать для учебы, хранить рецепты – все это можно делать в Notion.
Разработчики добавили необходимые инструменты: базы данных, редактор текста, математические формулы, списки, канбан-доски. Как в игре The Sims можно построить дом мечты, так в Notion — построить идеальное приложение.
Проблема Notion – интуитивно непонятно, что делать: обилие возможностей сбивает с толку новичков.
Базовые и расширенные функции Notion для специалиста
В приложении много возможностей — это плюс, но и минус: без обучающих статей и видео сложно разобраться в программе.
Если вам пока сложно, начните с базовых функций, используйте приложение как «продвинутый» блокнот. Notion станет для вас личной википедией. Когда станет все понятно – идите дальше.
Базовые функции Notion
Иерархия страниц
На панели слева – все страницы, которые есть у пользователя. Их можно удалять, создавать новые. Каждый сам продумывает темы.
Notion – конструктор страниц: главные блоки – слева на панели, в них можно создавать подстраницы. Это не монолитная конструкция: страницы можно перемещать, объединять, связывать между собой, удалять.
Блочная система
Если вы хотите создать папку на компьютере, то просто кликаете в любом нужном месте. В Notion так нельзя: вы работаете через блоки. Чтобы совершить действие на странице, нажмите на + и выберите действие из списка.
Текст можно набирать сразу, а не нажимать на +. Поначалу может быть не так удобно писать тексты, как в Google Docs, потому что в Notion каждый новый абзац – новый блок, а не единый текст. У вас не получится выделить часть одного абзаца и часть другого: в Notion блок – это самостоятельный элемент страницы. Зато блоки удобно двигать, переносить части текста вверх или вниз.
Создать таблицу в Ноушен
Сила Notion – базы данных. Но пользователь может работать в них, как в таблицах, если нет желания или времени.
Обычная таблица – набор строк и колонок. База данных – это много интерактивно расширяемых таблиц, которые связаны друг с другом.
В Notion каждый добавленный в базу данных элемент может быть отображен как отдельная страница. Еще можно связывать сущности различных баз данных между собой. В базе данных вы можете не только хранить информацию, но и отображать, группировать, анализировать, выводить, суммировать, применять к ним различные алгоритмы с помощью формул, схожих с формулами Excel.
Больше функций приложения Notion
Научитесь группировать и систематизировать свои данные, пользуйтесь расширениями и виджетами в Ноушене для большей кастомизации. Это все еще просто, но теперь Notion заменит таск-менеджеры, планеры, календари.
Освойте базы данных
Попробуйте заполнить поля со свойствами к вашей информации: расставьте теги, даты или числа.
В базе данных доступны свойства: текст, число, выбор, множественный выбор, дата, человек, файл, галочка, ссылка, электронная почта и номер телефона. Например, если в столбце будет информация про деньги, выберите «число».
Теперь меняйте формат вывода данных: из таблицы в канбан-доску, список или календарь. Сортируйте, устанавливайте фильтры.
Например, можно узнать доход за прошлый месяц, но не учитывать подаренные на день рождения деньги.
Через фильтр можно как вывести группу данных, так исключить. В левом окошке выберите свойство базы, а в левом укажите команду.
Дизайн
В Notion есть две темы: темная и светлая. Также на выбор три шрифта, размер и расположение на экране. Зайдите в настройки, чтобы изменить эти параметры.
По умолчанию иконки – обычные смайлики. Хотите стильные и минималистичные — можно взять свои, например, скачать на Tilda или с Notion.vip.
Продвинутые функции Ноушен
Advanced-функции Formula, Relation и Rollup нужны для работы с базами данных.
Математические формулы – это сложно. Но опыт в Excel и знание математических функций помогут разобраться. Фрилансер сможет и без них организовать работу. Но формулы частично автоматизируют Ноушен, как в примере:
Можно устанавливать зависимость между базами. Это позволяет в одной базе отображать данные из другой базы, а значит, экономить время на переписывании.
Роллап помогает сделать вычисления в базе данных на основе данных другой таблицы.
Подробный обзор функций Notion есть у популярного блогера Насти Кей:
Как фрилансеру использовать Ноушен
Фрилансеру нужно записывать новые задачи, отмечать выполненные, составлять базу клиентов, хранить ссылки и файлы, следить за доходами.
Notion как ежедневник и таск-менеджер
В Notion можно перенести ваш бумажный блокнот или привычный таск-менеджер. Допустим, вы используете систему bullet journal — в Notion можно повторить структуру блокнота: вот как сделали мы.
По системе bullet-journal нужно сделать разворот на год, на месяц и на каждую неделю. Первая страница блокнота – содержание, оно помогает ориентироваться в заметках. В Notion в содержании нет необходимости, его заменит поиск, стрелки «назад-вперед».
Так выглядит разворот на одну неделю. Если в бумажном блокноте нужно чертить и заполнять развороты каждую неделю, то в Notion можно дублировать шаблон, просто изменить старые даты на актуальные. Хотя некоторым пользователям bullet-journal, наоборот, важен процесс оформления. Прорисовывать элементы, чертить, придумывать дизайн – это медитация и творчество, а не только планирование.
Заносите задачи в базу данных, укажите свойства, а потом выбирайте нужный формат.
В Notion есть шесть форматов вывода информации из базы данных: канбан-доски, календарь, список, галерея, диаграмма Ганта. Выберите Inline, чтобы вставить базу на страницу или создайте новую страницу Full page.
Эта функция помогает визуализировать информацию. Например, вы ведете канбан-доску задач на неделю. Но в этой базе не видно, какие дни заняты, какие свободны. Выведите данные в диаграмму Ганта, чтобы оценить вашу загруженность.
Как и простой блокнот, Notion удобно брать с собой: приложение синхронизируется на смартфоне и компьютере. Записывайте важное в любой момент, а не когда сядете за компьютер.
Вести рабочие проекты в Ноушен
Вносите каждого клиента в базу данных, описывайте подробно проекты, фиксируйте детали. Потратьте один раз пару минут, а потом вытаскивайте из таблицы нужную информацию даже по старым проектам.
Допустим, заказчик рассказал о своем бизнесе, скинул в чат файлы, описал задачи. Вы внесете всю информацию в базу данных, и когда он снова обратится к вам спустя время, будет польщен вашей внимательностью. Или его данные помогут в другом проекте.
Однако Notion не внесет информацию за вас, нужна привычка добавлять ее в приложение сразу.
Учет доходов в Ноушен
Когда работаешь по трудовому договору, знаешь, когда придет зарплата. На фрилансе деньги не приходят в один день, и их количество варьируется от месяца к месяцу.
Приходят деньги – вносите данные, кто и за что заплатил, в базу Notion. А спустя несколько месяцев с помощью фильтров и сортировки увидите наиболее выгодные проекты и успешные месяцы.
Учет доходов помогает фрилансеру снять напряжение по поводу нестабильности дохода и зарабатывать больше. Но придется вносить все данные вручную: нельзя связать Notion с приложением банка.
Образование
В Notion можно хранить ссылки на ресурсы, курсы, названия книг. Удобно проходить онлайн-курсы и параллельно писать заметки, добавлять ссылки от лекторов, сохранять скриншоты презентаций.
Представьте: вы изучили статью, но забыли какой-то момент. Заказчик ждет, но вы снова ищете эту статью в интернете и тормозите работу. Да, это нормально забывать и повторять. Но если сохранять полезные ссылки, записывать свои выводы и мысли, получится сэкономить время в будущем.
Можно хранить ссылки и списком в заметках на телефоне или в закладках браузера. Но в базе данных проще найти нужную
Фишки, чтобы упростить работу в Notion
Notion – это сложно. Но вот некоторые способы упростить работу в приложении:
Шаблоны
В Notion есть шаблоны страниц: они помогут начать или сэкономить время на настраивании приложения с нуля. В интернете пользователи делятся собственными шаблонами бесплатно или продают. На официальном сайте Notion есть разные шаблоны: их присылают сами пользователи, а модераторы размещают лучшие.
Виджеты и плагины в Ноушен
Дополняйте Notion виджетами и плагинами сторонних сервисов. Например, виджеты можно взять здесь.
Веб-клиппер
Установите расширение для Google Chrome или Mozilla Firefox и сохраняйте любую страницу из интернета в Notion: статьи, цитаты, исследования и изображения. Для Safari расширения нет.
На телефон устанавливать ничего не надо: сразу «делитесь» с приложением ссылкой.
Бэкап
Чтобы экспортировать рабочую область, найдите «Export All Workspace Content» в настройках.
Получить данные можно в Markdown&CSV и HTML бесплатно, а в платной версии можно и в PDF.
Перевести Notion на русский
Чтобы поменять язык в Notion, можно установить расширение-переводчик для Chrome и открывать приложение в браузере.
Абзацы и блоки
Выше мы описывали проблему: при нажатии Enter новый абзац текста становится новым блоком. Сочетание Shift+Enter делает абзац, но не переносит текст в новый блок.
Открыть еще окна в Notion
Открыть второе и последующие окна в программе на Macbook можно через сочетание command + значок страницы, которую хотите открыть рядом.
Горячие клавиши в Ноушен
Пользуйтесь горячими клавишами, как в Google Docs. Вот здесь перечислены команды, а еще они всплывают как подсказки в самом приложении.
Как понять Notion?
У Notion есть официальный обучающий материал — база знаний, но он только на английском. В интернете есть инструкции и советы на русском языке, на английском языке найдете больше информации.
Вступите в чат Telegram – другие пользователи помогут и ответят на вопросы.
Есть даже платные курсы и консультации. Специалисты помогают компаниями перейти на Notion или организовать личные дела.
Что понравилось в Notion
- В Ноушене есть функции, которые заменят приложения для заметок, таск-менеджеры, планеры, Excel.
- Высокая кастомизация структуры и форматов данных. Но сильно поменять дизайн не сможете.
- Кроссплатформенность: приложение доступно для телефонов и компьютеров на всех платформах. Можно открыть Notion в браузере.
- Минималистичный интерфейс не отвлекает от работы.
- Большое количество бесплатных обучающих материалов на английском и русском языке.
- Бесплатной версии фрилансеру без команды достаточно.
Что не понравилось
- Быстро не разберешься. Встроенные шаблоны не избавят от необходимости изучать программу.
- Нужен Wi-Fi. Без интернета вы продолжите работу на странице, но другие не откроете.
- Нет русифицированной версии, и большинство обучающих материалов на английском.
- На компьютере работать удобнее, чем на смартфоне или планшете.
- Не хватает инструментов для работы с изображениями на странице: свободно двигать, выбирать ориентацию, масштаб.
- Нельзя писать и рисовать от руки
- Ограничения в 5 МБ для встроенных файлов
Коротко фрилансерам о Notion
Заказать разработку приложения для себя стоит от 200 тысяч рублей. Или можно потратить несколько вечеров на кастомизацию Notion и получить почти собственное приложение.
- Notion – программа, где фрилансер может хранить всю информацию о проектах и заказчиках, вести задачи, контролировать доходы и расходы, работать с данными.
- Все процессы настраивает сам пользователь, автоматически ничего не работает. Приложение подойдет тем, кто любит разбираться в программах, инструкциях, собирать виртуальный конструктор данных.
- Сила Notion в возможности выстраивания иерархии страниц и работы в базах данных. Из приложения можно сделать свою википедию.
- В Notion нет русифицированной версии. Но онлайн-переводчик поможет разобраться.
- Бесплатной версии хватит, если не собираетесь хранить больше 5 МБ файлов. Тарифы стартуют от $4 в месяц. Цена для командной работы — от $8.
- Есть сложные функции для работы с базами данных: Formulas, Rollup, Relation. Ими можно не пользоваться, если нужен просто продвинутый планер или электронный блокнот.
- В интернете есть обучающие материалы про Notion. Новички могут начать с шаблонов – их можно найти в самом приложении или в интернете. Вы можете начать с шаблонов автора этой статьи.
- Чтобы вести Notion эффективно, нужно ввести это в привычку.
Узнай, как находить заказы на фриланс на зарубежном рынке в 2024 году, в моем гайде «Зарубежный фриланс 2024»! Всего 2990 рублей: скачать гайд и узнать, как получать заказы с Upwork БЕСПЛАТНО без оплаты коннектов.
Упоминающиеся в тексте Instagram и Facebook признаны на территории РФ экстремистскими.
