Читайте каждый день полезную информацию о фрилансе и удаленке в канале Remote & Freelance. Только самое важное и нужное в работе.

Чем дольше работаешь на фрилансе, тем чаще возникает ситуация, когда приходится вести несколько проектов одновременно. Хотя, пожалуй, “приходится” здесь неуместно: когда вы получаете больше одного проекта за короткий промежуток времени, это говорит минимум о вашей высокой активности, а в целом – о вашем возросшем профессионализме.

Но чтобы качество вашей работы не пострадало, нужно уметь распределять время и дисциплинировать себя: все проекты должны быть сданы вовремя, а ситуация “Ой, простите, я думал, что отправил вам готовую работу неделю назад” имеет право вам только присниться (хотя, конечно, за одну такую ошибку вас никто не упрекнет, все мы люди).

Сегодня поделюсь несколькими инструментами для планирования и ведения нескольких проектов, которыми пользуюсь сама и о которых много слышала от других фрилансеров.

Бумажная классика

Я очень люблю бумажные ежедневники, они помогают составить четкий список задач, которые нужно выполнить за день/неделю/месяц, а подробнее их можно раскрыть в электронном виде. Поэтому, когда мне выпадает работа сразу над несколькими проектами (например, когда в дополнение к удаленке я беру еще фриланс или занимаюсь блогом), страницу ежедневника я делю на количество колонок, равное числу проектов.

Кстати, обычно рекомендуют брать не больше трех проектов одновременно. Оптимально – два.

Итак, поделили лист на три части, озаглавили каждый столбец по названию проекта. Столбцы я распределяю по степени важности и срочности проекта: тот, что занимает больше времени и сил, идет первым, затем менее срочный и объемный и третий – тот, на который у меня уходит максимум пара часов в день.

Далее я прикидываю, какие задачи сегодня мне нужно выполнить по каждому проекту. Первыми идут задачи первостепенной важности и срочности. Затем отчеркиваю, и вторым блоком пишу задачи средней степени важности: их я тоже должна выполнить сегодня, но позже, плюс на них обычно уходит меньше времени.

Третьим блоком идут задачи, которые теоретически можно выполнить завтра, если не хватит времени. Я иногда переоцениваю свои силы, или заказчик, например, тормозит с ответом, но я уже заранее знаю, что эти задачи не требуют немедленного исполнения, и потому не переживаю из-за них. Просто вписываю их на следующий день во второй блок – средней важности. Если по каким-то причинам не получилось выполнить их и на следующий день, они плавно перетекают в первый блок.

Online-инструменты

По сути, все то же самое можно выполнять в электронном виде. Кому-то будет удобно использовать Google Spreadsheets, это онлайн-версия экселевских таблиц.

Однако я рекомендую попробовать планировщики, специально созданные для ведения нескольких проектов. Один из моих любимых – Trello, я использую его для некоторых рабочих проектов.

В нем удобно работать и самому, и с командой – можно настраивать права доступа к отдельным “доскам” и рабочим областям.

Еще доски очень классно кастомизируются: можно выбрать красивый фон, назначить разноцветные метки, добавлять стикеры и использовать огромное количество подключаемых сервисов – Календарь, Dropbox, Bitbucket, сервисы для управления командой, дизайна, общения (есть даже видеочат), в общем, все для крутой и продуктивной работы.

Снимок экрана 2018-02-10 в 2.51.26.png

Это пример того, как могут выглядеть списки. Можно завести список для сделанных дел, для замороженных задач или просто архивировать карточки по мере выполнения. Метками помечайте срочность и стадию выполнения задачи – их можно ставить несколько на одну карточку. Добавлять метки других цветов и называть их по-своему тоже есть возможность.

Задачи можно подробно описывать, добавлять чек-листы, прикреплять изображения и другие файлы, назначать срок. При добавлении участника ему приходит уведомление на почту, и он может присоединиться к выполнению задачи, прокомментировать, добавлять свои файлы.

экрана 2018-02-10 в 2.53.22

Если вы добавляете сроки к задачам, то представьте доску в виде календаря – удобно отслеживать, когда и что нужно выполнить.

В общем, Trello сейчас самый продвинутый и, главное, бесплатный способ вести фрилансерские проекты, да и вообще любые свои дела.

Еще у меня на сайте есть инструкция, как для этих целей использовать Мегаплан – это полноценная CRM система, в которой вы еще можете вести список клиентов и давать им доступ к странице проекта.

Время

В общем-то, не особо важно, в какой системе вы будете вести проекты. Главное – правильно распределить время.

Когда вы составите список задач по проекту и распределите их по дням, вы будете понимать, сколько примерно занимает каждый проект – это поможет в планировании. На важный, сложный и срочный выделяйте около 4 часов в первой половине дня. Затем перерыв (обед, прогулка – не забывайте про здоровье), и следующему проекту уделите 2-2,5 часа. После еще одного перерыва выполняйте самый простой и небольшой проект еще 1,5-2 часа.

Важно научиться распределять проекты по важности, сложности и срочности. Чем больше усилий требует от вас проект, тем больше часов в день вы должны ему уделять и тем раньше к нему поступать. К вечеру вы устанете, и у вас должны остаться только те задачи, которые вы можете выполнять в полсилы.

Можно выполнять задачи по проектам вперемешку – то есть не выделять одному проекту отдельное время, а опираться на общий список задач по всем проектам сразу. Тогда списки будут выглядеть так: срочные задачи (9.00 – 13.00), средней важности (14.00 – 17.30), легкие (18.00 – 20.00). Не планируйте больше 3 важных, 3 средней важности и 4 легких задач на день: вряд ли вы потянете больше 10 задач без ущерба качеству.

Посмотрим на примерах. Допустим, вы ведете три контент-проекта одновременно. Первую половину дня посвятите написанию сложных и объемных текстов, исследованиям, генерации идей. Затем – тексты попроще, например, для соцсетей. Конец дня посвятите поиску изображений, сопровождающих тексты, поиску источников информации (которые будете изучать утром), планированию постов. Не забывайте отводить вечером 10-20 минут на планирование следующего дня, тогда утром вы сразу приступите к работе вместо того, чтобы думать, за что хвататься в первую очередь.

Пишите в комментариях, какие инструменты используете вы и как справляетесь с большим количеством задач.

Подписывайтесь на канал о фрилансе и удаленной работе Remote&Freelance и узнайте, как монетизировать любимое дело, работать удаленно и путешествовать.


Поделитесь мнением о статье