На фрилансе самый важный ресурс — это время, потому что именно за него вы получаете деньги. Чем больше работаете, тем больше денег. Со временем появляется множество мелких рутинных задач, которые отвлекают от основной работы и раздражают. Рассказываю, как эту рутину минимизировать.

Этап 1. Поиск заказов

Просмотреть три биржи, пять групп в фейсбуке, 10 каналов в Телеграме и не сойти с ума (без регистрации и смс) можно, если использовать агрегаторы. С Телеграмом, правда, сложнее всего, так как там нет толкового поиска по всем каналам. Поэтому просто выберите самые релевантные для себя каналы с работой и отпишитесь от тех, где проекты появляются редко.

Проекты с бирж можно собирать через Primelance, а социальные сети мониторить либо просто через поиск (вводите что-то в стиле «ищу дизайнера», «нужен разработчик», «посоветуйте маркетолога»), либо в shikari.

Этап 2. Предварительное общение с клиентом

Каждый раз одно и то же: спросить, что им нужно, какой у них бюджет, что за компания, кто целевая аудитория. Эти разговоры могут растянуться на часы, а то и дни — то заказчик чай отошел попить, то детей из садика забирает, то просто бесследно пропал на пару недель. 

Чтобы каждый раз не мучиться с одинаковыми вопросами, составьте бриф. Это можно сделать в обычной Гугл Форме. Бриф должен состоять из 5-7 основных вопросов, которые вы задаете всем клиентам независимо от сути проекта. Отправляйте ссылку на бриф и указывайте, сколько примерно времени займет его заполнение, чтобы клиент не ленился и выделил эти 10 минут сейчас, а не «как-нибудь потом». 

Если у вас есть сайт, разместите форму с вопросами на нем — пусть потенциальные клиенты сразу, без предварительных вопросов, описывают свой проект. Так вы сэкономите себе и клиенту значительный кусок полезного времени. Кстати, необязательно создавать новую, можно встроить из Гугла.

Бриф фрилансера
После создания брифа нажмите «Отправить» и выберите иконку с угловыми скобками. Скопируйте код и вставьте его в нужное место на сайте.

Можно настроить автоответы в своей почте по условию «Тема письма», чтобы клиент сразу получал уведомление «Ваш бриф получен, отвечу вам сегодня в течение пары часов».

Этап 3. Документы

Заведите себе Эльбу, Мое дело или онлайн-бухгалтерию в банке ИП. Тогда выставлять счет и отправлять его на емэйл можно будет за пару минут. То же самое с актами после завершения проекта. Никакой возни с вордом и почтой, все уже сделано за вас. 

Контур Эльба
Так выглядит отправка акта в Эльбе. Все поля заполняются автоматически.

Шаблоны документов для работы с иностранными клиентами можно поискать здесь.

Этап 4. Процесс работы

Чтобы не писать вручную, как продвигается работа над проектом, настройте клиенту доступ к доске с бизнес-процессами по проекту в Трелло, Мегаплане или Асане. Придется потратить несколько минут на объяснение, что где смотреть, зато потом сможете спокойно работать и не отвлекаться на ежедневные отчеты. 

По теме: Как работать с клиентами через Мегаплан

Для этого, конечно, нужно заранее навести порядок в делах и приучить себя пользоваться такими планировщиками и таск-менеджерами. О ведении проектов в них я писала в отдельной статье.

Этап 5. Удержание клиента и личный бренд

После завершения проекта работа только начинается. Ваша цель — удержать заказчика и продать ему еще услугу, запустить сарафанное радио. Для этого нужно добавиться к нему в друзья и регулярно публиковать посты о своей работе и успешные кейсы, чтобы клиенты о вас помнили и обратились к вам в следующий раз при появлении проекта. 

Используйте сервисы для отложенного постинга вроде SMMPlanner и Publbox, чтобы публиковать такие посты регулярно, а не когда придется. На личную страницу в фейсбук теперь нельзя запланировать пост, но можно заготовить публикации заранее все в том же Трелло. 

Про личный бренд и его раскрутку я подробно рассказываю на курсе для фрилансеров

Почитайте еще статью про 35 инструментов для продуктивной работы фрилансера, там тоже есть много полезного для автоматизации рутины.

Пишите в комментариях, как автоматизируете процессы?


Поделитесь мнением о статье