Хотите узнать, что такое настоящая «рутина»? Спросите об этом бухгалтера – его работа на 70% состоит из рутинных задач, которые к тому же требуют максимальной концентрации внимания. Ввод первичной документации, сверка счетов, сдача отчетности и многие другие процессы отнимают прорву времени, а любая ошибка может обернуться самыми неприятными последствиями.

Как избавиться от рутины?

Рутинные задачи пожирают время и оттягивают внимание от стратегических задач. И тут есть два пути решения: либо расширять штат, либо автоматизировать процессы. Второй вариант часто не используют только из-за предубеждения, что автоматизация – это долго, сложно и дорого. Да, индивидуальная разработка расширений 1С может обойтись в круглую сумму, а ведь еще понадобится время и ресурсы на ТЗ, коммуникацию с разработчиком, тестирование. Так что идея автоматизации обычно отбрасывается, и совершенно зря.

Хорошие новости: чтобы автоматизировать самые затратные по времени процессы в бухгалтерском учете, необязательно нанимать разработчика и тратиться на то, что, возможно, не будет использоваться. Автоматизация легко реализуется при помощи готовых сервисов 1С. Купить их можно в магазине 1С или оформить по подписке в Маркет42.

Мы приготовили для вас топ-10 сервисов 1С, которые вместе или по отдельности помогут максимально сократить время на выполнение рутинных задач. Для удобства мы разбили их на три категории: работа с документами, отчетность и работа с контрагентами.

Работа с документами

1.Автоматизация ввода первичной документации

«Первичка» – королева рутины. Ввод и проверка первичной документации поглощают полезное время часами и днями. А Fasta поможет свести затраты к минимуму. До 30 секунд на одну страницу, без дублей и ошибок. То, на что вы раньше тратили от 1 до 5 часов, можно сделать за 10-15 минут.

2. Контроль ввода данных и доступа к ним

Бухгалтеры – не роботы, так что ошибки при работе с документами и справочниками неизбежны. Если вы хоть раз искали, где именно допустили ошибку вы или ваши сотрудники, то понимаете, о чем мы. Сервис Контроль данных поможет раз и навсегда закрыть этот вопрос. С его помощью можно разграничить доступ между сотрудниками, установить определенные значения реквизитов, обязательное заполнение полей и многое другое. Палочка-выручалочка при работе с документами.

3. Расширение для работы с штрих-кодом

Если ваша компания работает с товарами, то сервис Штрих-код для 1С:Бухгалтерия может оказаться для вас незаменимой штукой. С этим расширением практически все торговые документы поддерживают подбор товара по штрих-коду как вручную, так и с помощью сканера. Сам же штрих-код товара можно сгенерировать вручную.

4. Данные из фото или скан-изображений в 1С

Перенос данных со сканов или распечаток – муторная задача с большим риском ошибок. APIRecognition 42 распознает все за вас: счета, акты выполненных работ, счета-фактуры, товарные накладные (ТОРГ 12), универсальные передаточные документы и др.

Отчетность

5. Автоматизация сдачи отчетности

Сдача отчетности – вторая «любимая песня» бухгалтера после первичной документации. Данные подготовь, десять раз проверь, по форме подгони, отправь – и вот уже час, а то и несколько исчезли в бездне. С сервисом 1С:Отчетность это время можно сократить до 1-5 минут: отчеты сами уйдут прямо из 1С в зашифрованном виде, а программа предварительно все проверит и сообщит, нужны ли исправления.

6. Автоматическое заполнение авансовых отчетов по онлайн-чекам

Сервис Чеки ФНС позволяет загружать онлайн чеки в формате JSON из официального мобильного приложения «Проверка чеков ФНС» и заполнять документы «Авансовый отчет» и «Приобретение товаров».

7. Прямой обмен электронными документами с банком из вашей 1С

С 1С:ДиректБанком вы сможете напрямую из 1С отправлять счета в банк и получать выписки по счетам, а также отслеживать статус рассмотрения ваших документов. И не придется переключаться на клиент-банк и отвлекаться от основной работы.

Работа с контрагентами

8. Быстрое заполнение данных контрагента и проверка благонадежности

1С:Контрагент – идеальный помощник для тех, у кого часто появляются новые контрагенты. Теперь, когда ответственность за сделку с неблагонадежным контрагентом несет еще и сама компания, проверка контрагентов на благонадежность стала особенно актуально. Самостоятельно это делать довольно долго, а в сервис вам надо ввести только ИНН.

9. Сверка счетов-фактур с контрагентами

Ручная сверка документов с вашей стороны и со стороны контрагента – утомительное занятие. Да и риск что-то пропустить «вручную» высок. Мобильный помощник бухгалтера Sauri поможет сформировать акты сверки даже по нескольким контрагентам сразу.

10. Обмен электронными документами с контрагентами

Не надо постоянно переключаться на другие программы и отслеживать документооборот. 1C:ЭДО позволяет обмениваться документами с контрагентами прямо из 1С и хранить всю историю взаимодействий в одном месте.

Совет из практики:

Как подобрать сервисы для автоматизации?

  1. В течение 1-2 недель фиксируйте время, которое вы тратите на разные задачи. Главные «пожиратели» время сразу найдутся – их надо автоматизировать в первую очередь.
  2. Составьте список тех сервисов, которые вас заинтересовали.
  3. Посчитайте затраты и потенциальную выгоду. Если вы знаете стоимость часа своей работы –это сделать очень легко.
  4. Почитайте обзоры и отзывы других специалистов.
  5. Возьмите сервисы на тестирование. В Маркет42 можно протестировать любой сервис бесплатно. Можно сколько угодно изучать тему, но понять, удобно ли пользоваться лично вам, получится только при тестировании.

Главное – не бойтесь пробовать и искать свои способы автоматизации рутинных задач. А освободившееся время потратите с пользой для дела или на восстанавливающий отдых.

You May Also Like